Frivillighedspolitik

 

Holmegårdens rideklub har brug for frivillige. Mange frivillige, flere aktiviteter og dermed en mere aktiv rideklub!

Vil du være med?

 

Holmegårdens Rideklub har brug for frivillige til:

Bestyrelsesarbejdet

Udvalgsarbejdet

  • Stævneudvalg
  • Baneudvalg
  • Materialeudvalg
  • Hjemmesideudvalg
  • Breddeudvalg

Junioraktiviteter

Kontakt til undervisnings/ kursuspersoner

Hjælp til stævneafholdelse

Hjælp til øvrige arrangementer

 

Dette dokument indeholder

*          Rekruttering af nye frivillige

*          Fastholdelse af frivillige

*                    En oversigt over opgaver fordelt på bestyrelse, udvalg og øvrige arrangementer (Se også retningslinerne for udvalgene, findes på hjemmesiden under bestyrelsen)

*                    Hgr's frivillighedspris med indstillingsskema

*                    Retningslinjer for arrangementer

 

 

 

 

 

 

Rekruttering og involvering af nye frivillige

Hvordan gør vi:

Nye medlemmer af klubben får ved indmeldelsen en velkomstskrivelse med relevant klubinformation, herunder sikkerheds- og færdselsregler. Når vi har brug for nye frivillige til diverse opgaver, sætter vi et opslag op i staldene, skriver på facebook eller spørger folk direkte, om de vil hjælpe.

Vi prøver at skabe interesse for klubben og dens aktiviteter i lokalsamfundet gennem skriverier i lokalpressen, diverse arrangementer (f.eks. åbent hus-dage og PR-aktioner i bymidten (Aktiv Fritid, ponytrækning mv.)).

Vi samarbejder med Allerød Kommune, Allerød Idrætsunion og Dansk Rideforbund (centralt og i Distrikt 2).

 

Både opslagstavle, hjemmeside og facebookside bruges til at annoncere efter hjælpere. Man kunne med passende mellemrum lægge små historier på, hvor folk skriver om en sjov eller hyggelig oplevelse, de har haft som frivillig.

Det gode pressearbejde skal opretholdes, men gerne med lidt ekstra fokus på glæderne ved at være aktivt med i arrangementerne - samt på det sociale islæt i klublivet.

Vi skal finde på måder at synliggøre klub og bestyrelse (særligt i august måned, hvor børn og forældre vælger den kommende sæsons tilbud. - herunder deltagelse i Aktiv fritid Allerød)

 

Vi afholder i sommermånederne en fælles sammenskuds grillaften for alle. Evt. med fælles sociale lege/konkurrencer. Vores sponsorer inviteres evt. med til denne aften.

 

Fastholdelse af aktive medlemmer

 

Hvad gør vi i dag: Vi bruger facebook og hjemmeside til at informere om klubben og dens aktiviteter. Vi skal være opmærksomme på at sige tak til de frivillige for deres indsats efter arrangementerne. Hvis frivillige eller andre fremkommer med kritik af forhold i klubben, tager vi den op i bestyrelsen, og sørger for, at de får svar på deres henvendelse. Når aktive medlemmer forlader klubben, siger vi tak og på gensyn - og har de hjulpet i større omfang, får de også en lille erkendtlighed.

 

Hvad kunne vi tænke os at gøre nyt/bedre:

Det skal være let for klubbens medlemmer at overskue, hvad der sker, og til hvilke aktiviteter, der er brug for frivillige hænder - både generelt og aktuelt. Det er også vigtigt, at vi anerkende de frivilliges indsats - både i det daglige og i form af særlige arrangementer. Endelig skal vi være opmærksomme på at få tilbagemeldinger fra medlemmerne, både i den personlige dialog og på facebook.

 

Hvordan kunne vi gribe det an:

Der skal udarbejdes en beskrivelse af alle opgaver i klubbens regi, der kræver frivillige.

Det er vigtigt, at vi husker at sige tak til alle, der yder en frivillig indsats - både på selve dagen og ved omtale af arrangementerne på hjemmeside og facebook. Vi opretter desuden en frivilligshedpris, som bestyrelsen årligt uddeler efter nominering.

 

Opgaver i klubben:

Hvad har vi brug for de frivillige til?

- Besættelser af poster i bestyrelse og udvalg 

- Hjælp til afvikling af stævner og andre aktiviteter 

Overblik over opgaver/frivillige

- Vi har et godt overblik over opgaverne - undtagen nye opgaver, der kommer til

- Vi har p.t. ikke fuldt overblik over, om vi har frivillige nok til at løse alle opgaverne

Opgavefordeling

- Mange af opgaverne bliver løst af de samme personer.

 

Hvordan vil vi sikre en tilfredsstillinde og velfungerende opgaveløsning fremover?

Bestyrelse/udvalg:

Vi vil prøve at være tidligt ude med at skaffe egnede kandidater til besættelse af poster i bestyrelse og udvalg. Satse på at alle udvalg får en størrelse, så de kan løse deres opgaver uden for meget besvær.

I den forbindelse: Beskrive opgavernes indhold så tydeligt, at folk let kan se, hvad de går ud på - de skal hverken lokkes til ved at få opgaverne til at se nemmere ud end de er - men især ikke blive bange for, at de kræver mere, end der rent faktisk ligger i dem.

 

Hjælp til afvikling af stævner og andre aktiviteter:

Vi vil sætte tider på de forskellige stævner og aktiviteter så tidligt som muligt, i håb om, at færre potentielle frivillige vil være forhindrede på dagene.

 

Overblik over opgaver og frivillige: Som nævnt oven for skal vi i god tid have overblik over årets aktiviteter (stævner, arrangementer, udflugter osv.), så vi kan fordele de frivillige kræfter bedst muligt - og har styr på eventuelle "bemandingsproblemer" i god tid, så vi kan nå at gøre noget ved dem.

 

 

 

 




 

 

             Oversigt over opgaver hvor der bruges frivillige

 

Bestyrelsen:

 

Formandens opgaver:

Indkalder og leder bestyrelsesmøder; Modtage og videreformidle information fra kommune; Ansøger om kommunalt tilskud; Godkendelse af undervisere i samarbejde med ejer og bestyrelse; Indberetning af medlemstal; Årsberetning på generalforsamling; Tjekker klubbens mail; Kontakt for repræsentant til DRF og distrikt 2. Post ind og ud.

Kontakt for breddeudvalg.

 

Sekretærens opgaver:

Tager referat fra bestyrelsesmøder og ligger dem på hjemmesiden; Kontakt for materiale- og hjemmesideudvalget. Medlemsregistrering, ind- og udmeldelse af klubben (Ikke rideskoleudmelding - kontakt Povl Neerbek)

 

Kassererens opgaver:

Bogføring, klubregnskab og budget. Ind- og udbetalinger i samarbejde med formand;, kontakt for certificeringer. Kontakt for bundudvalget

 

Næstformandens opgaver:

Formandens højre hånd; Skal kunne indtræde som formand ved dennes eventuelle fravær eller udtrædelse af bestyrelsen.

 

Medlem:

At holde sig ajour med nye tiltag på sikkerhedsområdet, udvikle information til medlemmerne om deres og hestenes sikkerhed. Deltage i afholdelse af sikkerhedskurser både DRFs og vores interne for parter m.m. Førstehjælpskurser.

 

Suppleanter:

Kontakt for stævne- og juniorudvalget; Mødedeltagelse og opfølgning på evt. opgaver.

 

Ved stævneafholdelse skal der altid være et eller flere bestyrelsesmedlemmer til stede.

 

 

 

                                    Breddeudvalg:

Breddeudvalgets arbejdsopgaver

At holde sig ajour med tiltag inden for breddeområdet samt planlægning og afholde forskellige sociale og lærerrige arrangementer i løbet af året.

 

 

Baneudvalg:

Baneudvalgets arbejdsopgaver

Planlægge vedligeholdelse af dressur- og springbaner.

Undersøge muligheder for udbedring af eventuelle problemer.

 

 

Juniorudvalg:

Juniorudvalgets arbejdsopgaver

Planlægning og afholdelse af junioraktiviteter.

Holdrytterstævne i samarbejde med stævneudvalget. At holde sig ajour med tiltag inden for breddeområdet.

 

Championatliste ansvarlig:

Den championatliste ansvarliges arbejdsopgaver.

At modtage indberettede point fra de ryttere, der ønske at være med i konkurrencen om at blive championatvinder.

Klubben bruger DRFs sværhedsgrader som en faktor, når der tildeles championatpoint til HGR ryttere.

 

Ryttermærkeansvarlig:

Ryttermærkeunderviserens arbejdsopgaver:

At annoncere, afvikle og afholde ryttermærke kurser som afsluttes med prøve.

Der skal afholdes kurser med ca. 10 deltagere, hver gang der er tilmeldt nok.

Priser m.m. aftales med bestyrelsen.

 

 

Hjemmesideudvalget:

Hjemmesideudvalgets arbejdsopgaver:

At opdatere hjemmesiden, tage stilling til nye muligheder. Det er vigtigt at lægge nyheder på forsiden ofte.

 

Materialeudvalget:

Materialeudvalgets arbejdsopgaver:

At indkalde til arbejdsdag samt sikre at vores materiel er i sikkerhedsmæssig god stand og godt vedligeholdt. Fortælle bestyrelsen hvornår der er behov for nyt springmateriel.

 

NB!

Udvalgene råder ikke over nogen økonomiske midler, indkøb sker kun med bestyrelsens skriftlige godkendelse. Klubben fralægger sig et hvert økonomisk ansvar og hæfter ikke økonomisk for indkøb af materialer, der overskrider budgettet med mere, end hvad der er godkendt af bestyrelsen.

 

 

Stævneudvalget:

Stævneudvalgets arbejdsopgaver:

At afholde stævner efter DRF's reglementer, med fokus på sikkerhed, tryghed og godt kammeratskab. Udarbejde årsoversigt, propositioner for hvert stævne, aftale med dommere, modtage tilmeldinger og afvikle stævner, samt efterbehandle disse, herunder regnskab.

Ved afvikling af stævner er der stort behov for frivillige kræfter, hvorfor disse skal meldes ud i god tid. - Stævner skal godkendes af bestyrelsen.

At sikre gaver og støtte til arrangementer fra nuværende og kommende sponsor, pleje disse og sikre promovering af disse. Sende dem takkebreve efter hvert stævne og evt. julekort. Finde sponsorer i forbindelse med klubmesterskabet, championatet og rideskolemesterskab.

Sørge for at speaker til stævner får nævnt alle sponsorer helst flere gange.

 

Frivillig hjælp ved stævner og lignende:

Klargøring af baner m.m.

Feje barriere, hovslag, harve, bogstaver, sætte hegn og baner op, ordne dommertårne.

Klargøring sekretariat.

Stævneudvalget, rengøring, kritikker, pc til og framelding, regnskab, dommerkontakt. Startlister

Klargøring Parkering

Fjerne egne trailere, evt. åbne fold, skiltning

Klargøring af rytterstue og køkken.

Rengøring, indkøb, menu, opsætning af borde m.m. forberede mad sætte slikbod op, vagtplan.

Klargøring af toiletter

rengøring, håndklæder og toiletpapir, sætte skraldespande ved baner.

 

Stævnedagen:

Bemanding af sekretariat: stævneudvalget

til og framelding, flytte klasser, dommere og skrivere, kritikker, taste ind, regnskab m.m.

Der skal være åbent under hele stævnet

sponsorgaver og lister:  sponsorudvalget

Lister til speakere, indpakning af præmier, klargøring til præmieoverrækkelse.

rosetter: indkøb stævneudvalg

Dressurstævne:

Dommere: Stævneudvalget

Skrivere:  dækning af alle klasser.

Kritikhentere: hente kritikker ved dommertårne og bringe dem til sekretariatet.

Portåbner: sørger for at ryttere kan komme fra og til banen.

Cafépersonale:  salg af mad, drikke, slik m.m.

 

Springstævne

opsætning af bane: typisk aftenen før.

dommere: stævneudvalget.

skrivere: 1 skriver af gangen, skal følge klasserne.

portåbner: p.t ikke nødvendigt

p-vagt: ikke aktuelt

banepersonale: Mindst 4 personer over 13 på banen ad gangen.

Cafépersonale salg af mad, drikke, slik m.m.

 

Efter stævne

oprydning: flest mulige.

rengøring køkken det sidste hold cafépersonale sammen med den ansvarlige på området

rengøring rytterstue: fejes og tørres borde af. Det sidste hold køkkenpersonale sammen med den ansvarlige for området.

Rengøring sekretariat: Stævneudvalget

 

Frivillighedspris

Holmegårdens Rideklub har en frivillighedspris.

Den kan uddeles en gang årligt på klubbens generalforsamling.

Den uddeles til en person eller en samlet gruppe af personer, der i det foregående kalenderår har udført et særligt bemærkelsesværdigt frivilligt arbejde for Holmegårdens Rideklub.

Alle medlemmer af HGR kan indstilles til prisen.

Nominering sker ved indsendelse af nedenstående skema på mail til rideklubbenhgr@gmail.com eller i postkassen i det store ridehus. Nomineringen skal være formanden i hænde senest d. 31.12

Bestyrelsen er dommerkomite - Prisen er en gave og et diplom.

 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Indstilling til frivillighedspris:

Jeg /vi indstiller hermed følgende person eller gruppe til frivillighedsprisen.

 

Navn:

 

Begrundelse for indstillingen:

 

 

Navn på indstillerne:___________________________

 

 

 

Krav der skal være opfyldt før, at der kan arrangeres arrangementer i HGRs navn.

 

  1. Forslag til arrangementer skal skriftligt stiles til bestyrelsen pr mail og derefter tages med ved førstkommende bestyrelsesmøde. Arrangementer skal mindst to måneder før afholdelse være godkendt af HGRs bestyrelse.

 

  1. Undtaget herfra er ryttermærker, der afholdes løbende, når der er deltagere nok.

 

  1. Alle arrangementer skal omtales på hjemmesiden, facebook og opslagstavlerne. Hjemmesideudvalg er behjælpelig med at få lagt på siden.

 

  1. Hvis der skal involveres nogle af rideskolens heste/ ponyer, skal det være aftalt med Povl og Bub samt bestyrelse.

 

  1. Ved evt. brug af ridehus, rytterstue eller andre faciliteter, der hindrer andres fri benyttelse af disse, skal det med mindst 30 dages varsel meddeles ved opslag på facebook, opslagstavlerne og gerne på hjemmesiden.

 

  1. Arrangementer skal udbydes til alle medlemmer eller en klart defineret delgruppe.

 

  1. I forbindelse med afholdelsen af arrangementer skal der tænkes miljø, bredde, sikkerhed og tryghed ind.

 

  1. Alle vedtægter, sikkerhedsregler, færdselsregler m.m. skal overholdes.

 

  1. Der skal altid være en voksen med førstehjælpskursus, tlf. og bil tilstede.

 

  1. Ved ture ud, f.eks. udflugter, skal antallet af voksne stå i passende forhold til antal af børn/ unge.

 

  1. Der skal udarbejdes og afleveres budget til kasseren før afholdelse af arrangementer, evt. afvigelser skal aftales med formanden og kassereren. Der aflægges regnskab til kassereren senest 14 dage efter afholdelsen af arrangementet. Overskud indsættes på klubbens konto, og indgår i årsregnskabets balance.

 

 

Underskrevet af bestyrelsen:

 

 

 

_______________________                    _______________________                                            formand                                                kassérer

 

 

 

_______________________                    _______________________                    ________________

                       næstformand                             sekretær                                      medlem