Holmegårdens Rideklub
BESTYRELSENS FORRETNINGSORDEN
1.
Konstituering
På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstformand og sekretær.
2.
Bestyrelsesmøder
Afholdes hver 3. måned, men det tilstræbes at holde hver måned. Der afholdes minimum 6 bestyrelsesmøder om året.
Sekretæren indkalder efter aftale med formanden via e-mail til bestyrelsesmøderne med 14 dages varsel.
Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, såfremt det er muligt. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Bestyrelsen kan afholde møde, når formanden finder der er behov, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom.
Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 medlemmer er til stede, heraf formand eller næstformand.
Sekretæren fører protokol over bestyrelsesmøderne og beslutninger indskrives i beslutningsbog. Ved møder med enkelt personer eller offentlige myndigheder m.m. føres henvendelsen til referat på førstkommende bestyrelsesmøde. Referater fra bestyrelsesmøder offentliggøres snarest muligt efter godkendelse af bestyrelsen. Referater sættes på klubbens hjemmeside.
Medlemmer, pensionærer, rideskoleryttere og andre som ønsker emner behandlet på Holmegårdens Rideklubs bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emnerne og evt. skriftligt materiale til sekretæren.
Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter indkaldes kun i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt. Hvis suppleanterne har ønske herom, må de gerne deltage i bestyrelsesmøder.
3.
Mødested
Møderne afholdes i klubbens bagerste rytterstue. Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et bestyrelsesmedlem.
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald af næstformanden. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - i dennes forfald næstformandens. Alle bestyrelsesbeslutninger tages ved simpelt flertal, se dog vedtægterne §6A
I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.
4.
Referater
Sekretæren fører en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Et beslutnings- og web-referat sendes via mail til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. Referatet underskrives på efterfølgende bestyrelsesmøde. Referaterne nummereres fortløbende og indsættes i ringbind i mappe med bestyrelsesreferater. Er referatet godkendt, kan det lægges på hjemmesiden og ophænges på opslagstavlen.
Sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet.
Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsemøde. Referaterne underskrives på det førstkommende bestyrelsesmøde af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved mødet. Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat.
En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle
bestyrelsesmedlemmer.
5.
Habilitet
Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige bestyrelser, den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen.
Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke
bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende
bestyrelsesmedlem.
Nye bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den originale forretningsorden.
6.
Regnskaber
Kassereren foretager løbende ud- og indbetalinger og opkræver betaling for kontingent og andre indtægter. Kvartalsregnskabet fremlægges på bestyrelsesmødet.
Holmegårdens Rideklubs regnskab, der er offentligt, underskrives og revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor.
Formanden og kasserne er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder revisionsprotokoller og enkeltbilag til offentlige myndigheder, Allerød Kommune og klubbens bank.
7.
Ændring af forretningsorden:
Ændringer i ovenstående forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer.
Retningslinjer for god ledelse i Holmegårdens Rideklub
Retningslinjer for god ledelse skal opfattes som supplement til den beskrevne forretningsorden for
bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer underskriver retningslinjer for god ledelse.
I. Holmegårdens Rideklub
Holmegårdens Rideklubs grundlæggende opgave er at varetage sine medlemmers interesser samt at have gode relationer til DRF´s distrikt 2. Det er bestyrelsens opgave til enhver tid at varetage Holmegårdens Rideklubs medlemmers ridesportslige interesser.
II. Åbenhed og gennemsigtighed
Bestyrelsen er over for Holmegårdens Rideklubs medlemmer ansvarlig for at beslutninger og strategier træffes og gennemføres med størst mulig åbenhed og gennemsigtighed.
For at sikre medlemmernes direkte indflydelse, afholdes der klubmøder mindst en gang om året. Her fremlægges emner af væsentlig betydning for Holmegårdens Rideklub.
III. Bestyrelsens opgaver og ansvar
Retningslinjer:
1. Bestyrelsens forhandlinger finder sted i den samlede bestyrelse, og alle væsentlige beslutninger træffes i den samlede bestyrelse.
2. Der udarbejdes en arbejds- og opgavebeskrivelse, som indeholder en beskrivelse af formandens og næstformandens opgaver. Næstformanden skal kunne fungere i tilfælde af formandens forfald og i øvrigt være en effektiv sparringspartner til denne.
3. På det konstituerende bestyrelsesmøde gennemgås alle udvalg, og er der på generalforsamlingen ikke fundet formænd for disse fordeles posterne mellem bestyrelsesmedlemmerne.
4. Formanden har et særligt ansvar for at sikre, at bestyrelsen fungerer tilfredsstillende, og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde. Formanden påser i den forbindelse, at det enkelte bestyrelsesmedlems særlige viden og kompetence bliver anvendt bedst muligt i bestyrelsesarbejdet til gavn for Holmegårdens Rideklub.
5. Bestyrelsens forretningsorden er et effektivt redskab til løsning af bestyrelsens opgaver. Forretningsordenen gennemgås mindst én gang årligt af den samlede bestyrelse med henblik på at sikre, at forretningsordenen altid er tilpasset Holmegårdens Rideklubs behov.
6. Bestyrelsens mødefrekvens tilrettelægges således, at bestyrelsen hele tiden kan være en effektiv sparringspartner for udvalgene og kan reagere hurtigt og effektivt.
7. Det enkelte bestyrelsesmedlem gør sig klart, hvilke tidsmæssige krav bestyrelsesarbejdet stiller og afsætter tilstrækkelig tid til sine opgaver i bestyrelsen.
8. Bestyrelsen evaluerer sit arbejde én gang årligt inden den årlige ordinære generalforsamling.
Bestyrelsen sammensætning og rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer
Bestyrelsen respekterer, at det er en demokratisk proces at vælge bestyrelsesmedlemmer og opfordrer generelt til, at der opstilles kandidater. Bestyrelsen er samtidig ved udskiftninger på posterne ansvarlig for at søge at dække evt. manglende kompetencer ved at opfordre personer til at opstille til valg og gøre generalforsamlingen opmærksom på de overvejelser, der er sket i forbindelse med dette.
Bestyrelsen skal ideelt set være sammensat som et team, der totalt set rummer de kompetencer, rideklubben har brug for. Det er ligeledes grundlæggende, at medlemmerne af bestyrelsen har tillid til hinanden. Er denne ikke til stede, vil bestyrelsesarbejdet ikke fungere optimalt.
De ni kompetencer for bestyrelsesmedlemmer:
1) Interesse for Holmegårdens Rideklub og dets arbejde
2) Udsyn og fremsyn
3) Evnen til at lytte
4) Resultatorienteret
5) Tid
6) Kemi med den øvrige bestyrelse
7) Selvstændighed – må kunne leve op til de øvrige medlemmer
8) Evt. ledelsesmæssig erfaring
9) Ekspertise på et eller flere felter
I relation til punkt 9, ekspertise, er det en fordel, såfremt ekspertisen er inden for foreningens kerneområder: Klubdrift, ridesporten, stævner og uddannelse ligesom det er en fordel med personer, som har en kommerciel og mediemæssig profil.
Der tilstræbes en ligelig kønsfordeling i bestyrelsen.
